Vilka rekommendationer ger Cup Manager med anledning av spridningen av coronaviruset och sjukdomen Covid19? 

Cup Manager uppmanar först och främst turneringar att följa de rekommendationer som ges av Folkhälsomyndigheten (Sverige) eller Folkhelseinstituttet FHI (Norge).

I Sverige finns i skrivande stund inga generella rekommendationer om att ställa in arrangemang, men läget uppdateras fortlöpande. 

I Norge har FHI gått ut med rekommendationer som gäller inomhusarrangemang över 500 personer, samt utomhusarrangemang över 500 personer där deltagare/publik står nära varandra. För arrangemang över 100 personer finns särskilda instruktioner om riskanalys som skall göras i samråd med kommunen.

Vi har en sammanfattning av våra rekommendationer till anmälda lag och turneringsbesökare.

Bör vi ställa in vår turnering?

Detta beslut bör basera sig på de råd och riktlinjer som Folkhälsomyndigheten respektive Folkhelseinstituttet ger. Vi rekommenderar ingen att på eget bevåg, utan stöd i myndigheternas rekommendationer ställa in sin turnering. 

Lägg märke till att rekommendationerna i nuläget baseras på antalet personer och att det därför går att anpassa sin turnering för att passa dessa. T.ex. kan man förbjuda publik och minska antalet lag och grupper som spelar på samma plats.

Hur ser vårt ekonomiska ansvar ut om vi ställer in turneringen?

I första hand gäller eventuella avtal och/eller anmälningsvillkor (om sådana fanns tillgängliga när lagen anmälde sig). Om avtal inte förekommer eller om det inte specificeras i dessa, är det gällande praxis just nu oklart. 

Det är inte otänkbart att rekommendationerna från Folkhälsomyndigheten eller Folkhelseinstittutet kommer användas för att definiera vad som räknas som s.k. force majeure eller inte. 

Det skulle kunna innebära att om turneringen ställs in mot bakgrund av en rekommendation eller efter krav/direktiv från en myndighet skulle turneringen inte bedömmas bli fullt återbetalningsskyldiga. 

Observera att ovanstående är våra bästa gissningar av nuvarande regelverk, men att ingen helt kan veta hur situationen och regelverken skulle tillämpas förrän de prövats rättsligt. Vi inväntar besked från exempelvis norska idrottsförbundet som i samverkan med jurister jobbar på att ta fram riktlinjer.

Vår bästa rekommendation är att avvakta med att återbetala eller utlova återbetalning av anmälningsavgiften tills läget klarnar.

Måste vi betala för Cup Managers tjänster om vi ställer in turneringen?

Ja, Cup Managers huvudpolicy är att turneringar kommer bli debiterade för sina tjänster även om turneringen ställs in.

Hur gör vi för att ställa in vår turnering, rent praktiskt?

Ta kontakt med vår support på 046-525 80 eller support@cupmanager.net och meddela att ni vill ställa in er turnering. Vi sätter er turnering som inställd i våra system och tillsammans kommer vi överens om lämpliga åtgärder för exempelvis kommunikation och eventuell återbetalning till deltagarna. Vi rekommenderar att ni kontaktar oss INNAN ni ger besked till de som anmält sig.

Vad gäller för lag som önskar att dra sig ur?

Om ni genomför er turnering, men ett lag önskar dra sig ur turneringen så är det i första hand eventuella anmälningsvillkor/avtal som styr turneringens och lagets rättigheter respektive skyldigheter. Saknas sådant avtal är det upp till turneringen att besluta vad ni tillåter eller inte samt om och isåfall hur mycket ni skall återbetala. Vår generella rekommendation är att turneringar inte återbetalar anmälningsavgiften och att man bara återbetalar övriga avgifter mot uppvisande av läkarintyg.

Läs också Vad rekommenderar Cup Manager att vi skall kommunicera till lagen ovan för mer detaljer. Läs också detaljer om vad lagen själv kan vidta för åtgärder i systemet samt hur du rent praktiskt drar ur ett lag, hanterar urdragningsavgift och återbetalningar nedan.

Hur drar jag som turneringsadministratör ur ett lag ur turneringen

Klicka på den aktuella anmälan i listan med anmälningar under Anmälningar-fliken. Välj underfliken Laganmälningar och klicka där på Ta bort lag för att dra ur laget ur turneringen. Observera att du när du drar ur ett lag också tar bort alla beställningar de gjort och alla kostnader som det laget har dragit på sig försvinner. Om du, vilket rekommenderas, vill låta laget stå för hela eller delar av de kostnader de dragit på sig behöver du lägga in denna kostnad manuellt. Detta gör du på samma plats i systemet, strax nedanför, under rubriken Urdragna lag. Klicka på pennan bredvid Urdragningsavgift och fyll där i det belopp som laget inte skall få tillbaka.

Kan lagen själva dra sig ur turneringen om de loggar in i Cup Managers anmälningssystem?

Majoriteten av Cup Managers turneringar är konfigurerade på ett sådant sätt att lagen själv kan logga in i anmälningssystemet (kallas lagkontot) och göra förändringar i sin anmälan.

Om lagen själva kan dra ur sina lag eller inte styrs av en inställning som du hittar under Inställningar-Anmälningar-Lagkontot och Får man ta bort sina lag?. Som standard är inställningen vanligtvis satt till Bara ej godkända lag.

Kan lagen själva avboka produkter och deltagarkort om de loggar in i Cup Managers anmälningssystem?

Majoriteten av Cup Managers turneringar är konfigurerade på ett sådant sätt att lagen själv kan logga in i anmälningssystemet (kallas lagkontot) och göra förändringar i sin anmälan. En del av våra turneringar, framförallt övernattningsturneringar erbjuder en rad tilläggstjänster utöver själva anmälningsavgiften, exempelvis deltagarkort, övernattningstjänster, t-shirts, transporter och så vidare.

Det är viktigt för dig som turneringsadministratör att känna till att lagen som standard kan justera antalet beställda deltagarkort, produkter och tjänster både uppåt och nedåt om ni inte väljer att låsa för ändringar/tillägg. När du låser för förändringar kan man varken redigera eller göra nya beställningar. I stället kommer det upp ett meddelande upp om att de måste ta kontakt mer administrationen för att göra ändringar. Du låser för förändringar i vänsterspalten under Publicera & Mail-fliken. Ta kontakt med vår support om du behöver hjälp med dessa inställningar.

Hur återbetalar jag pengar till ett lag?

Kortinbetalningar: 

Kortinbetalningar kan du enkelt återbetala med några knapptryckningar. Gå in på Anmälningar-fliken, välj aktuell anmälan och gå till Ekonomi-fliken för den anmälan.
Bläddra ner till rubriken Betalningar. Där hittar du en lista över gjorda inbetalningar. För att återbetala pengar klicka på den röda återbetalningsknappen. I dialogrutan som dyker upp får du välja hur mycket du skall återbetala samt ta ställning till om det är ni på turneringen eller det anmälda laget som skall stå förlusten för transaktionsavgiften. När du genomfört återbetalningen brukar det ta 2-3 bankdagar innan pengarna återförts igen till det bankkonto som kortet är kopplat till. 

Bankinbetalningar (eller andra manuellt registrerade inbetalningar):
Om laget inte har betalt med kort kallar vi det att de gjort en bankinbetalning. Dessa inbetalningar registrerar ni manuellt i systemet efter hand som de kommer in till er. För att göra en återbetalning så behöver ni manuellt från er egen bank (eller på annat valfritt sätt) föra tillbaka pengarna till laget. Därefter registrerar ni att ni gjort en återbetalning i Cup Manager. Gå till Anmälningar-fliken, välj aktuell anmälan och klicka på Ekonomi-fliken för den anmälan. Bläddra ner till betalningar och registrera din återbetalning genom att trycka på knappen Lägg till kontant återbetalning.

Relaterade artiklar:

Hittade du svaret?