Hva er OCR Giro?
OCR Giro er en tjeneste som bankene tilbyr deg som organisasjon for at du skal kunne hente informasjon om innbetalinger (avsenderkonto, mottakerkonto, beløpp, melding og/eller KID-nummer) som kommer in på ditt bankkonto.
I steden for at du skal hente informasjonen manuelt på en fil og laste opp i Cup Manager så kan også filen sendes til Cup Manager automatisk. Den automatiske løsningen er den som er mest brukt i Norge.
Hva koster tjenesten?
Både Cup Manager og banken tar normalt betalt for tjenesten.
Hos Cup Manager inngår priset for tjenesten i pakken med avanserte økonomitjenester. Ta kontakt med oss så sjekker vi ditt avtal.
Banken tar vanligvis betalt for tjenesten og prisene kan variere en hel del mellom banker og er ofte bygget opp av en fast og en bevegelig del. Vi har hørt om priser fra 0 kroner opp til regio 6000 kroner per år.
Hvordan kommer du igång?
Ta først kontakt med Cup Manager Support å si at du ønsker komme igang med OCR-giro. Cup Manager aktiverer funksjonen i systemet å gir deg et kunde-enhets-id som du skal oppgi til banken.
Ta deretter kontakt med din bank og avtale om pris og bestill tjenesten OCR Giro:
Ønsker du at filene blir sendt til Cup Manager automatisk (anbefales) så oppgir du Cup Manager sitt kunde-enhets-id til banken.
Dersom du heller ønsker å manuelt laste ned filen med betalingsopplysningene og laste opp de i Cup Manager må du be banken om instrukser kring hvor du kan logge inn for å hente disse.
Avtale med banken om antall siffer i KID-numret. Cup Manager har støtte for mellom 6 og 20 siffer. Vi anbefaler 10.
Avtale med banken om hvilken metode som skal brukes for å sjekke at KID-nummeret er riktig. Det finnes ulike metoder og Cup Manager har støtte for fire (se lengre ned).
Avtale med banken om det skal være påkrevd KID på deres bankkonto eller ikke. Det er ikke et krav, men vil eliminere antallet avvik. Når du aktiverer påkrevd KID finnes der noen ting du må tenke på for å ikke få problemer (se lengre ned).
Du må også avtale med banken hvor ofte filen skal sendes til Cup Manager. Skal det skje daglig, en gang i uken eller annenhver uke? Dette kan påvirke banken sitt pris for tjenesten.
Lurer du eller banken på noe? Ikke nøl med at ta med vår support på support@cupmanager.net i konversasjonen så assisterer vi dere.
Kontrollmetoder som Cup Manager støtter
Når man bruker OCR/KID-nummer ved en betaling gjør banken en sjekk om nummeret er gyldig. På den måten kan man raskt oppdage hvis man har tastet en sifre feil. Et ugyldig KID-nummer vil ikke aksepteres av banken når noen prøver å betale med KID.
Cup Manager har støtte for fire ulike kontrollmetoder:
Modulus 11 (mest brukt i Norge)
Modulus 10 - med en kontrollsiffre
Modulus 10 - med både kontrolsiffre og lengdesiffre
137-referanse (mest brukt i Finland)
Påkrevd KID eller ikke?
Når du oppretter en OCR-avtale med din bank så anbefaler både vi og banken at dere samtidig aktiverer påkrevd KID på bankkontoen deres. Da vil det ikke bli akseptert betalinger som mangler gyldig KID-nummer. Betaleren kommer altså ikke vil kunne skrive en tekstmelding med valgfri tekst eller annen betalingsreferanse (som f.eks. påmeldings-ID eller annet). Dette vil eliminere antallet avvikelser som må håndteres manuelt fordi at det ikke går å knytte betalingen til en påmelding til nesten null.
Men, når du setter kontoen til påkrevd må du tenke igjennom så at kontoen ikke blir brukt til noe annet enn innbetalinger til Cup Manager-turneringer (eller i hvert fall til noe annet enn innbetalinger med KID-nummer og som har samme konfigurasjon med antallet siffer og kontrollmetode som Cup Manager).
Gjøre innstillinger i Cup Manager
Når du pratet med banken er du klar for å gjøre innstillinger i Cup Manager.
Starte Cup Manager-programmet, velg Innstillinger.
Under Påmeldinger->Økonomi:
Huke i Bruk KID-nummer.
Legg inn antall siffrer i KID-numret. Dette har du avtalt med banken.
Legg inn metode for kontrollsiffre. Dette har du avtalt med banken.
Legg inn eller endre hva første tallene skal være i KID-numret. Om du feks har flere Cup Manager turneringer er det viktig at disse tallene er ulike på de ulike turneringene, ellers vil systemet bruke samme KID-nummer i flere turneringer og kaos vil oppstå. Det er ikke anbefalt å bruke flere enn to siffrer her.
Sjekk også at teksten som blir vist under rubrikken Betalingsinformasjon fortsatt er korrekt (gjelder ikke kunder som bruker vår fakturamodul). Dette er særlig viktig hvis dere har endret standardtekstene selv. Denne tekst blir vist for lagene i påmeldingssystemet og blir ofte også sent i bekreftelsemail og lignende. For at KID-numret skal vises må det finnes et gult felt med etiketten Betalingsreferanse i betalingsboksen. Denne vil bli erstattet med påmeldingens KID-nummer når teksten blir vist for lagene.
Dobbelsjekk at det kontonummer som er lagt inn er korrekt.
Til sist: Til høyre vil en informasjonsboks dukke opp. Her får du et test KID-nummer som du kan bruke for å lage en testbetaling til deg selv når banken melder klart. Vi anbefaler at du prøver betale 1 krone til det kontonummeret og med det KID-numret som blir vist. Du må klikke bekreft for å komme videre.
NB! Dette vil ikke teste om den automatiske overføringen fungerer, men vil sikre at dine lag kan betale inn penger til deg og at det ikke er noe feil eller noe som er sperret når du bruker KID-nummer.
Trykk på Lagre alle endringer og du er klar.
Når første riktige betalingen kommer inn:
Deres bank sender betalingsfiler til oss på avtalt frekvens.
Cup Manager leser automatisk inn betalinger, som kan ses på hver påmelding i systemet samt hvis dere klikker på Payment-linken under Påmeldinger-fanen.
Hvis Cup Manager ikke klarer å matche en innbetaling med en påmelding vil Cup Manager sin support bli informert og vi tar kontakt med deg ved behov for å rette opp avviket.
Hvis de første betalingene ikke dukker opp som de burde, eller hvis dere har noen andre spørsmål gjellene dette, ikke nøl med at ta kontakt med vår support på support@cupmanager.net eller ring 33 22 12 90.